年会是一年中企业最隆重的活动，牵涉的细节特别多，对于筹备者而言要求很高，不仅要符合企业价值观和主张，又要办的好玩有趣还要兼顾到很多细枝末节的小事，一场年会办下来简直要了半条命！
作为HR、行政的你，是否已经准备好这场年度盛宴？别担心，小编为大家总结了办年会的9个关键步骤，帮助大家熟知年会筹备全流程。
通常年会的主要目的是通过活动，带动员工的工作状态，为业绩目标的达成蓄水。那么首先，我们需要了解公司现状和老板对活动的预期，要从员工和老板两方面入手。
1.1确定年会目标
确定公司现状；员工对公司的看法及期待；未来公司的发展方向是什么；老板想要达成怎样的业绩。
其中老板的需求很关键，组织者要先与老板沟通，询问他想要什么样的形式，在这个基调上才能接着往下开展其它工作。
1.2组建项目小组
基于老板明确的需求后，要建立一个年会项目筹备小组，筹备小组的人员构成需要人事、老板、文案和设计的同事在里面，这样需求的沟通及跨部门配合都会比较顺利。
1.3预估时间、地点、规模
确定举办时间，举办地点，办多大规模的年会，组织者才能更好的评估本次活动的预算。
年会主题是整个活动的核心，也是活动传达信息的核心。选择一个合适的主题可以使整个活动更具有吸引力和连贯性。
主题选择要综合考虑企业的特点、员工的喜好和市场潮流等因素，比如主题可以以企业的核心价值观，或者是一个能够激发员工潜能的概念为基础。例如，“团结创造未来”、“筑梦启航”等都是不错的主题选择。
当我们已确定整个大框架，包括活动目的、主题、时间、地点、人数。为了推进年会落地，还需要向老板确认预算和执行方案。
3.1 预算
活动预算不能局限于数字，而应该充分考虑变动。
· 固定成本，包含策划、场地、搭建和布置、活动等
· 可变成本，包含餐饮、住宿、旅行、礼品、停车等
3.2 进度安排
制定年会筹备时间表，保证整个筹备工作有条不紊，表格划分为：
· 前期安排（主题、场地动员、收集、采购、对接、管控各项资源）
· 现场执行期
· 复盘
安排进度可用表格来呈现~以便时刻跟进修正。
4.1核心创意
独特的创意是活动的灵魂所在，创意的切入点，可以是活动主题、会场布置、灯光、色彩、道具等，但全部都要贴合“活动概念、主题”。
对很多企业而言，有创意的现场签到、互动游戏、创意节目，任意一个环节迸发“高光时刻”，都会让今年的年会从千篇一律中脱颖而出，成为“别人家的”年会现场。
4.2 内容和议题
准备一个好的年会年会或议题至少要做好以下三点：
1、员工关怀：年会祝福 / 员工嘉奖 /老板发言或老板个人的保留节目等等。
2、节目征集、编排：面向公司征集节目，安排审核、彩排时间。
3、福利内容：年会奖品非常具有吸引力且可以使现场氛围快速活跃起来。
4.3 议程
议程就是对年会内容的时间安排
明确年会所有活动项目的起始、结束、暂停时间（保留足够时间换场地、翻台等）
选择年会晚会场地对于整个晚会的策划来说非常重要，对于公司来说，什么样档次的酒店是最难抉择的，预定贵点的话老板必定会不高兴，定小的话员工也觉得很寒碜，对于年终的最后一场聚会势必会很败兴，这个规范很难拿捏，那到底该怎样选择年会场地呢?
6.1 氛围环境渲染
好的活动氛围可以锦上添花。氛围包装主要维度包括：搭建、灯光音响、服装道具、主持、视频、礼仪服务、交通、签到、餐饮、住宿、礼品……如果年会本身规模较大，主办方可以梳理对服务和资源的标准及需求，然后外包出去。
6.2 供应商选择
大型年会可以选择全部委托给一家供应商，好处是相对省心；但有时我们不需要全部外包，这时候就可以选择分板块外包，按需外包。
服务商的挑选过程包括：
外包计划-服务商评估和选择-商务谈判-签订合同-服务商进行策划-服务商执行
但大多数公司都是自己做，其中最重要的就是把活动每个节点按照前中后期划分出来，再逐个推进落实。
7.1、活动前期执行
在活动正式开始前一天进行活动梳理，确认场地搭建、交通、住宿问题无误。
7.2、人员培训
提前一天对人员（兼职、礼仪）工作内容进行培训；并在活动当天提前跟工作人员确认流程、工作内容、所在区域；具体形式可输出表格人手一份。
7.3、会前彩排
在搭建及彩排工作结束后，建议再召集各个版块的工作人员一起模拟彩排一次，再次确认流程。
1、定场地找一手供应商最稳妥；
2、涉及合同的事项，要对合同进行仔细的审核，明确权责；
3、准备风险金，预算留足；
4、设备维修和调试人员要随时待命；
5、急救医疗设备：备好医疗箱。
年会结束后，要记得对本年的年会全流程和效果进行复盘，总结年会的优缺点，询问大家对年会的反馈如何，为下一次活动的举办累积经验。
年会季，我们会为大家制作和整理各类相关的小知识，如果大家在组织年会的过程中有什么疑问都可以私信或留言告诉小编，说不定你的疑虑在下次更新中，就有了答案。
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